国際学会で発表がある場合、発表原稿やスライド・ポスターの準備に追われることと思います。
しかし、私自身、以前の学会参加の際に思って以上にいろいろと準備すべきことが多いことに気づきました。
今回は個人的に重要だと考えている準備内容についてリストでまとめましたので、もしよければ参考にしてみてください。
国際学会のための準備リスト
1. 渡航関連の準備
- パスポートとビザ
パスポートの有効期限が学会終了後6か月以上残っている必要があります。
特に開催国がビザを必要とする場合は、早めに申請手続きを済ませましょう。 - 電子渡航認証システムの確認(例:アメリカのESTAなど)。
- 航空券の予約
- 旅行保険：病気、ロストバゲージ、フライトキャンセルなどに備え、保険に加入。学会中の万一のトラブルに備えましょう。クレカ保険でもいいですが、別途加入してもいいと思います。
2. 現地決済手段
- 現金
タクシーやチップ用、現金のみ対応する店舗利用の際にあると便利。 - デビット/クレジットカード
WiseデビットカードやVisa/Mastercardなどの国際ブランドカードを準備。Wiseなら為替手数料が安く、多国籍通貨に対応しています。クレジットカードは高額支払いや緊急時に役立ちます。
⚠️クレジットカードの使用限度額についても確認しておきましょう。 - モバイル決済
Apple Pay、Google Pay、または現地で普及しているアプリ（例：欧州ならRevolut、中国ならWeChat Payなど）を事前に設定。カードが使えない場合のバックアップに。 - 銀行への連絡
使用限度額を確認し、もし足りなさそうなら事前に銀行やカード発行会社に通知し、利用制限を解除しておく。(数ヶ月前でないと対応できないことが多い)
3. 通信手段
- 国際ローミング
国内の通信会社でローミングプランを確認。短期なら便利ですが、コストは比較的高い。
私はau海外放題を利用しています。
⚠️ 基本的に国内で設定をしないと利用できないことが多いので注意！ - 現地SIMカード
到着後に空港やコンビニで購入可能なプリペイドSIMを使用。
データ通信が比較的安定することに加え、費用も抑えられる。 - ポケットWi-Fi
複数デバイスを使う場合やSIM交換が面倒な場合、レンタルWi-Fiを検討。事前予約で空港受け取りがスムーズ。データ使用量制限のため、使いにくさを感じる場面は多いかも。 - オフラインマップとアプリ
Google MapsやCitymapperをダウンロードし、オフラインで使えるよう準備しておく。特に、学会会場や宿泊先については保存しておきましょう。
4. 飲食関連
- 現地の食文化調査
開催国の食事事情（営業時間、チップ文化、その他飲酒規制など）を確認。
学会会場周辺のレストランやカフェを事前に確認。OpenTableなどのアプリから予約すると便利です。
⚠️海外では屋外での飲酒が禁止されていることも多い。日本人がやりがちなミスなので注意。
5. 宿泊関連
- 宿泊予約
学会会場に近いホテルは早めに予約しましょう。キャンセルポリシーを確認し、学会スケジュール変更に柔軟に対応できるように。場所によりますが、予約サイトから予約した方が安い場合もあります。 - アメニティ確認
ホテルにドライヤー、タオル、スリッパなどが備わっているか確認。必要な場合はコンパクトなものを持参しましょう。 - 電源プラグと変換アダプター
開催国のコンセント形状と電圧を調べ、必要なら変換アダプターを用意しましょう。学会で使うPCなどがあれば、特に必須です(この場合は個人情報を持ち出していないことを確認しておきましょう)。 - 緊急連絡先
宿泊施設の電話番号やメールをメモ。チェックイン時のトラブルやレイトチェックインに備える。
6. 学会会場での準備
- 名刺とネットワーキングツール
研究者交流用に名刺を多めに用意。LinkedInやResearchGateのQRコードを用意しておくと便利。
名刺は日本人同士の交流にしか使いません。海外の人とは名刺交換をすることはほぼありません。メールの交換や、自身の論文を紹介し、後日メールでのやり取りとなることが多いです。 - 服装
学会のドレスコード（カジュアルかフォーマルか）を確認し、現地の気候に合った服を準備しましょう。
なお、海外学会の会場は夏季の場合冷房が超強いです。半袖だと凍えるほどなので、ジャケットは必須。 - ノートPC/タブレットと充電器
発表資料のバックアップをUSBやクラウドに保存しておきましょう。会場でのWi-Fiが不安定な場合に備え、オフラインでも使えるように。
7. 健康と安全
- 常備薬と健康管理
時差ボケ対策の睡眠薬、頭痛薬、胃薬などを用意。現地の医療機関リストもメモ。 - 緊急連絡先リスト
大使館、保険会社、家族の連絡先を紙とスマホに保存。万が一の際に即対応可能。 - 貴重品管理
パスポートやカードはセキュリティポーチに。学会会場でのスリや紛失に注意。
8. その他
- 時差調整計画
到着日を学会前日に設定し、時差ボケを緩和。現地時間に合わせた睡眠スケジュールを事前にシミュレーション。 - 現地交通手段
空港から会場、会場から宿泊先への移動手段（電車、タクシー、シャトル）を調べ、アプリやチケットを準備。
まとめ
国際学会では、発表準備に加えて、現地での生活を支える準備が不可欠です。特に現地決済手段（Wiseカードや現金）、通信手段（SIMやWi-Fi）、飲食（軽食持参と調査）、宿泊（予約とアメニティ確認）を事前に整えることで、学会に集中できる環境が作れます。これらをリスト化して一つずつチェックし、万全の状態で出発してください。
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